OFFRE D’EMPLOI N° 2020-04

OFFICE MANAGER H/F

Type de poste : CDI    Localisation : Paris – Siège social (75 016)
Statut : Cadre     Rattachement hiérarchique : DGA Finance

DESCRIPTION DU POSTE:

En qualité d’Office Manager vous prenez en charge l’ensemble des services liés à la gestion de notre espace de travail. Vous mettez à disposition des occupants un environnement de travail accueillant, fonctionnel et efficient dans lequel ils pourront travailler en toute sérénité, dans un souci de respect des normes en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement, de maîtrise des coûts et d’amélioration de la qualité des services rendus.

Nous recherchons une personne vecteur de notre culture d’entreprise, à l’enthousiasme sans faille et avec un sens du service très développé.

Services aux occupants

  • Recueillir les besoins spécifiques des salariés de l’entreprise en termes d’environnement de travail et apporter des solutions adaptées,
  • Veiller au bon fonctionnement des espaces de travail et suivre et/ou effectuer les interventions si nécessaires,
  • Aménager les espaces de travail et fournir des prestations supports aux occupants,
  • Communiquer auprès des occupants et de la direction sur les interventions et changements,
  • Gestion des fournitures de bureau (suivi des stocks et approvisionnement), de la papeterie et divers achats de consommables,
  • Organisation d’événements internes fédérateurs.

Garant de l’image APSYS vous veillez à la qualité des prestations réalisées. Et plus généralement vous serez l’ambassadeur de notre ADN et apporterez les réponses adaptées aux demandes des occupants.

Exploitation de l’espace de Travail

  • Superviser l’aménagement des espaces et des postes de travail, déménagements internes,
  • Veiller à la maîtrise des coûts (consommation d’énergie, gestion des déchets, etc.),
  • Gérer les réclamations des occupants,
  • Proposer des travaux d’amélioration des aménagements (maintenance, remplacement, réaménagement etc.), élaborer les devis et les soumettre à la direction,
  • Gestion des badges et des relations avec le gestionnaire concernant la sûreté du bâtiment,
  • Garant de l’application des réglementations légales, réglementaires et contractuelles (consignes Sécurité, plan de prévention, HSE, environnement…) et de leur communication,

Gestion des prestataires

  • Pilotage des prestations d’accueil, de nettoyage, de maintenance, courrier ..,
  • Vérifier l’adéquation entre le contrat et les prestations assurées,
  • Contrôle et Gestion de la facturation sur base des commandes,
  • Maitrise des dépenses et en constante recherche d’optimisation des coûts et économie.

Informatique

  • Pilotage des contrats de prestations d’audiovisuel, de vidéosurveillance, de reprographie et de l’infogérance,
  • Gestion des licences et abonnements (office 365 / Dropbox / Oodrive / Adobe / My Report / Sopra Steria / Cegid…),
  • Gestion du parc informatique (Achat matériels, suivi des contrats, facturation),
  • Gestion de la téléphonie fixe et mobile.

FORMATION / EXPÉRIENCE :

Idéalement diplômé d’un Master en Gestion du Patrimoine Immobilier ou en Facility Management, c’est avant tout les compétences que vous aurez développées qui seront déterminantes.

Nous recherchons une personne qui a une expérience réussie dans un environnement de travail exigeant, avec un fort niveau d’exigence et qui place l’environnement de travail de ses collaborateurs comme condition sine qua non de leur réussite.

SAVOIR ÊTRE :

  • Votre rigueur et votre sens du service seront des qualités déterminantes dans la réussite de cette mission.
  • Polyvalence, autonomie et souplesse d’esprit sont des qualités essentielles pour occuper un poste d’office manager.
  • La variété des missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation.
  • L’office manager doit faire preuve d’excellentes qualités relationnelles qu’il sait adapter aux différents contextes et interlocuteurs.
  • Votre goût pour la négociation sera également apprécié.
VOUS POUVEZ ADRESSER VOTRE CANDIDATURE À RECRUTEMENT@APSYSGROUP.COM

FORMULAIRE DE CANDIDATURE

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